Informations utiles 

COMITE NATIONAL D’ORGANISATION

COMMISSION  PROTOCOLE-ACCUEIL

03 BP 7016  OUAGADOUGOU 03 (BURKINA FASO)

TELEPHONE : (+ 226)   50 31 34 15 et  50 31 34 34

TELECOPIE :   (+ 226)   50 31 88 01 et 50 31 34 31

IIIè  SESSION EXTRAORDINAIRE DE LA CONFERENCE DES CHEFS D’ETAT ET DE GOUVERNEMENT DE L’UNION AFRICAINE - OUAGADOUGOU 2004

FICHE  D’INFORMATIONS

I/ Informations générales

A – Calendrier du Sommet

B – Dates clés à retenir et coordonnées du Comité National d’Organisation

C – Délégations Officielles et Délégations d’accompagnement

D – Formalités d’entrée au Burkina Faso

E – Missions exploratoires

A – CALENDRIER  DU  SOMMET

N.B. un programme officiel plus détaillé ainsi qu’un programme officiel spécial pour les conjoints des Chefs de délégation au Sommet seront communiqués ultérieurement.

 B/ DATES CLES A RETENIR ET COORDONNEES DU COMITE  NATIONAL  D’ORGANISATION

a) - Dates clés à retenir

b) Coordonnées du Comité National d’Organisation du Sommet   Extraordinaire

Le Comité National d’Organisation se tient prêt à fournir tous renseignements utiles aux participants du Sommet et à recevoir toute information sur leur participation, soit directement à l’adresse ci-dessous mentionnée, soit par l’entremise des Missions Diplomatiques accréditées auprès du Burkina Faso, soit enfin par le canal des Représentations Diplomatiques du Burkina Faso à l’étranger.

COMITE NATIONAL D’ORGANISATION DU SOMMET EXTRAORDINAIRE (C.N.O.S.E.)

  Boite Postale  03 BP 7016 OUAGADOUGOU 03 (BURKINA FASO)

Téléphone : + (226) 50 31 34 15 et 50 31 34 34

Télécopie :  + (226) 50 31 88 01 et 50 31 34 31

Mail        :  emploi@metss.gov.bf

C/ DELEGATIONS OFFICIELLES ET DELEGATIONS D’ACCOMPAGNEMENT DES ETATS OU GOUVERNEMENTS MEMBRES DE L’UNION AFRICAINE

a)     – Délégation Officielle

La délégation officielle concerne uniquement les Etats ou Gouvernements membres de  l’Union Africaine et se compose des personnalités suivantes :

• Le Chef de Délégation et son conjoint,

• Le Ministre des Affaires Etrangères ou toute autre personne désignée pour conduire la Conférence Ministérielle,

• Le Ministre en Charge de l’Emploi et du Travail

• Un délégué désigné par l’Etat ou le Gouvernement participant.

 b)    – Délégation d’accompagnement

La délégation d’accompagnement s’entend des autres personnes inscrites sur la liste officielle de la délégation d’un Etat ou d’un Gouvernement, ne faisant pas partie de la délégation officielle.

 D / FORMALITES D’ENTREE AU BURKINA FASO

Tous les membres des délégations tant officielles que d’accompagnement ainsi que de la presse devront être titulaires d’un passeport en cours de validité.

Sauf les ressortissants des Etats ayant un accord d’exemption, tous les participants devront se munir d’un visa d’entrée au Burkina Faso auprès des Missions Diplomatiques et Consulaires du Burkina Faso accréditées auprès de leur pays d’origine ou dans le pays le plus proche.

Toutefois, un service de délivrance desdits visas sera également installé à l’aéroport international de Ouagadougou pour ceux qui n’auraient pas pu s’en procurer avant leur arrivée au Burkina Faso.

E /   MISSIONS  EXPLORATOIRES

Tout Etat ou Gouvernement désirant envoyer une mission exploratoire à Ouagadougou est prié de bien vouloir aviser le Comité National d’Organisation, à l’adresse ci-dessus indiquée, avant le 10 Août 2004, en précisant les questions que la mission souhaite aborder au cours de son séjour au Burkina Faso.

Le Comité National d’Organisation de la IIIème Session Extraordinaire de la Conférence de l’Union Africaine sera disponible pour accueillir lesdites missions exploratoires uniquement dans la période du 20 au 30 Août 2004.

Aucune prise en charge n’est prévue pour ces mission exploratoires.

A – ACCREDITATION

B – HEBERGEMENT ET PRISE EN CHARGE

A – ACCREDITATION

Les formulaires d’accréditation joints en annexe 1 devront être dûment remplis et acheminés avant le 15 Août 2004, avec deux (02) photos d’identité de chaque membre de la délégation, au Comité National d’Organisation. Les Etats et Gouvernements voudront bien préciser sur ces formulaires placés en annexe, le statut accordé à chaque délégué (officiel, accompagnement, Presse, Sécurité etc…) ainsi que l’ordre de préséance protocolaire de chacun d’eux.

Les badges d’accréditation seront remis à chaque délégation à son arrivée à Ouagadougou.

Le Chef de délégation sera identifié par une épinglette de couleur dorée, le Ministre des Affaires Etrangère et /le Ministre Chargé de l’Emploi par une épinglette de couleur argentée.

Quatre badges " surpasses " seront  délivrés au profit des membres de la délégation officielle de chaque Etat ou Gouvernement membre.

Ces badges donneront accès à la salle pour les débats à huis-clos

Tous les autres délégués auront des badges correspondant à leur catégorie :

<< Délégué>>, << Média>>   << Sécurité>>.

B / HEBERGEMENT  ET  PRISE  EN CHARGE

Pour la durée du Sommet, le Burkina Faso prendra uniquement en charge les délégations officielles des Etats et Gouvernements membres dans les limites suivantes :

a)     Délégation conduite par un Souverain, un Chef d’Etat ou un Premier Ministre :

• Une suite présidentielle pour le Chef de Délégation et son conjoint,

• Une suite junior pour le Ministre des Affaires Etrangères

• Une Suite junior pour le Ministre chargé de l’Emploi

• Une chambre standard pour le délégué officiel (la limite globale de prise en charge étant de quatre  (04) personnes).

b)    Délégation conduite par un Ministre ou une personnalité de même rang

• Une suite junior pour le Chef de délégation et son conjoint,

• Deux (02) chambres standard pour deux (02) délégués officiels (la limite globale de prise en charge étant de trois (03) personnes).

La prise en charge prend effet pour la période du 07 au 09 Septembre 2004 inclus et est relative aux frais suivants :

• Prix de la chambre

• Petit déjeuner – déjeuner – dîner

• Blanchisserie pour le Chef de délégation au Sommet et son conjoint uniquement

• Communications locales pour le Chef de délégation au Sommet et son  conjoint uniquement.

Les autres frais (extras) tels que :  bar, mini-bar, film vidéo, téléphone international et Internet etc …, seront à la charge des délégations.

NB : Pour les autres membres, les frais d’hébergement et de restauration demeurent à la charge de leur délégation et chaque délégué est invité à remplir la fiche jointe à l’annexe 2.

A cet effet, la liste des prix des chambres par catégorie d’hôtels  leur est proposée en annexe 2. Le C.N.OS.E. respectera dans la mesure des disponibilités les requêtes exprimées.

III / Accueil des délégations

A- ACCUEIL A L’AEROPORT INTERNATIONAL DE OUAGADOUGOU       

B – AGENT DE LIAISON

C – BAGAGES

D – TRANSPORT

E – SECURITE

A -ACCUEIL A L’AEROPORT INTERNATIONAL DE OUAGADOUGOU

Un Comité d’accueil sera mis en place à l’aéroport international de Ouagadougou.

Les Souverains, Chefs d’Etat, Chefs de Gouvernement ou de délégation et leurs conjoints seront accueillis par Son Excellence Monsieur Blaise COMPAORE, Président du Faso, Président du Conseil des Ministres et Madame Chantal COMPAORE ou par une autre personnalité désignée, ainsi que le Ministre des Affaires Etrangères et de la Coopération Régionale, le Ministre du Travail de l’Emploi et de la Jeunesse, le Président de la Commission de l’Union Africaine ou une autre personnalité désignée et l’Ambassadeur du pays concerné accrédité auprès du Burkina Faso.

Il sera prévu des honneurs militaires, l’Hymne de l’Union Africaine et la présentation des membres des corps constitués de l’Etat Burkinabè.

Le Comité assurera aussi l’accueil et le transport des autres délégués.

A cet effet il est recommandé à chaque Etat participant de bien vouloir remplir les fiches de renseignements des annexes 4 et 5 et de les faire acheminer le plus tôt possible au C.N.O.S.E.

B – AGENT  DE  LIAISON

Un agent de liaison sera affecté à chaque délégation officielle pour faciliter les formalités aéroportuaires, le transport et les procédures d’accréditation ainsi que pour assurer la remise des cartes d’invitation aux réceptions et autres manifestations. L’Agent de liaison sera disponible pendant toute la durée du séjour de la délégation pour veiller à toute demande spécifique de la délégation officielle, en liaison avec le Comité National d’Organisation du Sommet Extraordinaire. Il veillera à la communication des horaires, organisera les rencontres bilatérales et s’assurera de la ponctualité de tous les déplacements.

Pour faciliter son travail, un correspondant devrait être désigné au sein de la délégation dont il a la charge.

C – BAGAGES

Tous les délégués recevront à l’avance des étiquettes spéciales qui devront impérativement être apposées sur tous leurs bagages, y compris ceux à main afin d’en faciliter leur identification, traitement et transport.

Il serait souhaitable qu’un membre de la délégation soit désigné afin de veiller, avec l’agent de liaison, au traitement et au transfert des bagages de sa délégation vers les hôtels.

Au Burkina Faso, l’importation des produits prohibés tels que les drogues illicites, les armes à feu, les munitions et autres pièces pyrotechniques est interdite.

D – TRANSPORT

Le Burkina fournira aux délégations des Etats et Gouvernements membres de l’Union Africaine durant leur séjour des véhicules avec chauffeur, dans les limites suivantes :

a)     Délégation conduite par un Souverain, un Chef d’Etat ou de Gouvernement et par le Président de l’Union Africaine : Cinq (05) véhicules composés comme suit :

•  Une voiture pour le Chef de délégation

• Une voiture, le cas échéant, pour son conjoint

• Une voiture pour le Ministre des Affaires Etrangères et le Ministre Chargé de l’Emploi

• Une voiture pour le Protocole

• Une voiture pour la Sécurité.

b)    Délégation conduite par un Ministre,

• Une voiture pour le Chef de délégation

• Une voiture pour le Protocole

c)     Délégation conduite par une autre personnalité

• Une voiture pour le Chef de délégation.

Les délégations qui le souhaiteraient pourraient procéder à la location des véhicules supplémentaires. A cet effet, la liste des agences de location de véhicules leur est proposée en annexe 3. Le C.N.O.S.E. respectera dans les mesures des disponibilités, les requête exprimées.  

COMMISSION TRANSPORT

GUIDE DU PARTICIPANT

A/ Attributions de la Commission

• Evaluer, rechercher, centraliser et gérer les véhicules et les chauffeurs de la conférence ;
• affecter les véhicules aux participants ;
• Evaluer, rechercher et gérer consommables (carburant et lubrifiants)
• Prévoir  et gérer les aspects sécuritaires du parquage et de l’avitaillement des aéronefs ;
• Faciliter le déplacement des participants à la conférence de l’Union Africaine.

Pour ce faire, le dispositif suivant a été adopté :

a)      Tous les véhicules fournis par la commission transport de l’Union Africaine seront identifiés par une plaque spéciale d’immatriculation de la Conférence et / ou par des macarons.

b)      Des navettes de bus et de mini bus passeront régulièrement devant les hôtels identifiés vers les zones d’intérêt (Salle internationale de conférence, centre de presse, SIAO, etc ). Tout participant pourra emprunter ces navettes s’il le désire.

c)       Pour les délégations officielles il est doté cinq (05) véhicules par cortège (1+4) en fonction de la qualité de la représentation.

Toutefois des véhicules pour compléter uniquement les cortèges sont en location par la commission transport.

Pour les besoins autre que ceux des cortèges, la commission tient à votre disposition la liste des locataires de véhicules de la place.

 B/ Répartition des véhicules

• Délégation conduite par un Chef d’Etat  

Une (01) Limousine + quatre (04) véhicules

• Délégation conduite par un Premier ministre

Une (01) Limousine + quatre (04) véhicules  

• Délégation conduite par un Ministre

Une (01) Limousine + un  (01) véhicule  

• Président de l’Union Africaine

 Une (01) Limousine + quatre (04) véhicules  

• Commissaires de l’Union Africaine

Deux  (02) Limousines  

• Autres membres de la Commission de l’Union Africaine

Six (06) Berlines + deux (02) mini-bus des trente deux (32) places.

• conjoint (e) de chef de délégation

une (01) Limousine

• Organismes internationaux invités : ONU, UNICEF, PNUD, BM, FMI

Une (01) Limousine

E  SECURITE

a)     Sécurité

La Sécurité des Chefs de délégation, des Ministres ainsi que des délégués est assurée par les forces de sécurité burkinabè.

Des autorisations provisoires de port d’arme sur le territoire burkinabè pourront être accordées par le Ministère de la Sécurité, dans la limite de cinq (05) armes de poing avec quinze (15) cartouches chacune pour les officiers de sécurité accompagnant un Souverain ou un Chef d’Etat, trois (03) armes de poing avec quinze (15) cartouches chacune pour les officiers de sécurité accompagnant un Chef de Gouvernement, et une (01) arme de poing avec quinze (15) cartouches pour l’officier de sécurité accompagnant un Ministre.

Les demandes sont à présenter à la Commission Protocole – Accueil du C.N.O.S.E. ( Annexe 1).

Les officiers de sécurité burkinabè seront dotés d’un badge nominatif .

Les officiers de sécurité étrangers seront dotés également d’un badge nominatif.

b)    Accès des officiers de sécurité aux différents sites

  L’accès au Centre International de Conférences de Ouaga 2000, le 08 Septembre 2004, pour la séance solennelle d’ouverture du Sommet sera limité, pour chaque délégation, à un officier de sécurité burkinabè et un officier de sécurité étranger. L’accès audit centre sera exclu pour tous les autres officiers de sécurité.

L’accès au Site du SIAO pour le dîner officiel de gala est également soumis aux conditions ci-dessus citées, à la seule différence qu’aucune arme n’y est autorisée.

c)     Badges

Pour des raisons de sécurité, le port du badge sera obligatoire pour les délégués et à tout endroit où il conditionne l’accès. Ces badges ne pourront être confectionnés qu’après communication à la Commission Protocole – Accueil par les délégations, des noms, qualités et titres des personnes qu’elles souhaitent voir accréditées et après que chaque délégué ait complété la demande individuelle d’accréditation ( Annexe 1).

Aucun badge ne pourra être confectionné que si cette procédure est intégralement respectée.

IV /  Annexes :  Les Formulaires

• ACCREDITATION  (Annexe 1)

• HEBERGEMENT (Annexe 2)

• TRANSPORT (Annexe  4 et 5)

• PRESSE ( Annexe 6)

• SANTE  ( Annexe 7)